Verificeret mod app@9d146f9, 16 skal genverificeres, 0 brudt
Ordlisten er til kundeservice og til en junior, der møder et ord for første gang. Hvert begreb har en forklaring i almindeligt dansk og det navn, ordet har i koden (model, kolonne eller enum).
Et begreb står understreget, første gang det nævnes under en overskrift i domæne- og sideprosa. Hold musen over det for at se forklaringen.
Afstemning er arbejdet med at få hver banklinje parret med et bilag eller en regning, og få parret godkendt.
I menuen hedder det Bank. Systemet kan foreslå, godkende af sig selv over en tærskel, eller lade et menneske gøre det. Et afstemningskørsel er en række i reconciliation_runs. Ordet bruges også om natlige jobs, der fortryder automatiske matches, som ikke længere holder.
Hedder i koden: reconciliation, ReconciliationRun, reconciliation_auto_approve
Et alias er et lært par af to navne, der betyder samme virksomhed, fx leverandørens navn på bilaget og navnet på banklinjen.
Et alias hjælper motoren med at kende en leverandør igen, og det virker straks uden en ny udgivelse. Det lærer sig selv efter et match. Hvis et forkert match bliver lært, skaber det senere forkerte forslag. Tabellen hedder supplier_aliases.
Hedder i koden: supplier_aliases, SupplierAlias, recordAlias
Bankmatch er at finde ud af, hvilken banklinje et bilag hører til.
Der er to motorer. E-mail-motoren scorer mailbilag mod banklinjer og producerer forslag. Afstemningsmotoren parrer bilag og banklinjer, når et menneske eller en tilladt regel vælger. Et bilag med et bekræftet match kan bogføres uden opsyn, hvis kunden har tilladt det.
Hedder i koden: BankTransactionMatchingService, ReconciliationMatchService, bank_transaction_matches
Et bilag er dokumentationen bag en postering: en kvittering, en faktura eller en lønseddel, som skal ende i regnskabet.
I hverdagen bruger vi bilag om alt, der dokumenterer en udgift. I PayFriend er et bilag næsten altid en række i vouchers-tabellen sammen med en fil (PDF eller billede), udtrukne felter fra OCR og en status. Et bilag er først et rigtigt bilag, når det er promoveret fra mailen eller uploadet af en bruger.
Hedder i koden: Voucher, vouchers, voucher_id
Et bilag er dokumentet for et køb.
Et bilag er det papir eller den fil, der viser hvad der er købt. I eksemplet er ordet kun med, så ordlisten kan understreges første gang i et afsnit.
Hedder i koden: Voucher
Bilagsoraklet er den tabel, vi spørger om, hvorvidt regnskabssystemet allerede har et bilag på en postering.
Mangler bilag spørger ikke regnskabssystemet live. Det spørger en lokal tabel pr. udbyder, som en nat-job fylder: economic_documents for e-conomic, dinero_voucher_files for Dinero, billy_attachments for Billy og business_central_attachments for Business Central. En postering uden række i tabellen og uden en lokal fil regnes som manglende.
Hedder i koden: MissingReceiptService, economic_documents, bilag_oracle_ready_at
Et bilag har én status, og Pending betyder at det stadig må bogføres.
Statussen hedder VoucherStatus. Pending er den tilstand, hvor bilaget afventer og stadig må bogføres.
Hedder i koden: VoucherStatus
Bogføring er det, at PayFriend skriver et bilag ind i kundens regnskabssystem som en postering.
Det sker ved at kalde udbyderen (e-conomic, Dinero, Billy eller Business Central) og få et bilagsnummer tilbage. Bogføringen har en fast rækkefølge af vagter, der kan afvise den, før noget skrives. Står udbyderen på kladde, kaldes det også bogføring i PayFriend, selv om posteringen ligger i kassekladden og først er endeligt bogført hos udbyderen, når bogholderen gør det.
Hedder i koden: VoucherBookingService::book, BookVoucherJob, journal_state, booked
Cutover er den dato, hvor PayFriend begynder at tage ansvar for en kundes banklinjer, og alt før den dato regnes for allerede bogført.
Ved nye forbindelser sættes datoen til tilmeldingsdagen minus syv dage. Et bilag på en banklinje før datoen må ikke bogføres, fordi udgiften allerede ligger i det regnskab, vi har hentet. Koden kalder det reconciliation_start_date og pre-cutover.
Hedder i koden: reconciliation_start_date, isBeforeCutover, pre-cutover, ReconciliationCutoverService
Dokumentklassen siger, om OCR tror, at et dokument er en kvittering eller en regning.
Udlæsningen giver hvert dokument en document_class: receipt, supplier_invoice eller ingenting. Kun den præcise værdi supplier_invoice betyder noget. Alt andet behandles som en kvittering. Klassen bruges til at foreslå Flyt til Regninger og til at holde et bilag fra auto-bogføring, til brugeren har valgt. Mailens klassifikator læser flere signaler og kan også svare credit_note.
Hedder i koden: document_class, ClassifiesSupplierOcrDocuments
Ved doven OCR gemmes filen straks, men OCR kører først når en bruger åbner posten.
Bruges til e-Boks. Det meste e-Boks-post bliver aldrig et bilag, så OCR sparkes først i gang, når en bruger åbner dokumentet i Indbakken. Vedhæftningen står som pending_ocr indtil da.
Hedder i koden: ScanDigitalPostAttachmentJob, pending_ocr
En dublet er et bilag, som PayFriend tror er det samme dokument som et, der allerede findes.
Når scanningen finder et tidligere bilag med samme køb, sætter den duplicate_of_id på det nye og holder det fra auto-bogføring. Kunden kan afvise advarslen, hvis bilagene er forskellige.
Hedder i koden: duplicate_of_id, VoucherDuplicateDetector, VoucherDuplicateOverride
Et erstatningsbilag er en PDF, PayFriend selv laver, når kundens kvittering er tabt.
Brugeren skriver beskrivelse, beløb og en begrundelse. PayFriend laver en PDF med ordet ERSTATNINGSBILAG og navnet på den, der har bekræftet det, og gemmer den som bilagets fil. Bilaget er markeret is_replacement_receipt og scannes ikke.
Hedder i koden: LostReceiptService, is_replacement_receipt, erstatningsbilag.pdf
Force betyder, at et menneske selv har bedt om bogføringen og dermed går forbi de bløde blokeringer.
BookVoucherJob har et flag force. Det sættes af den enkelte Bogfør-knap, AI-batchen, Bogfør fra afstemning og start af bogføring fra et match. Force springer bogførbarhedstjekket over, men ikke de hårde vagter, og det gør jobbet til en brugerinitieret skrivning, som en skrivepause ikke stopper.
Hedder i koden: force, isUserInitiatedLedgerWrite
Et forslag er motorens bud på en banklinje til et bilag. Det binder ingenting og bogfører ikke.
Et forslag ligger på bilaget (suggested_bank_transaction_id, bank_match_confidence, bank_match_strategy) eller i afstemningspanelets kø. Der er ingen række i bank_transaction_matches, og banklinjens match_status er uændret. Et menneske skal bekræfte det, eller en regel skal være tilladt at gøre det uden. Strategien unique_amount er altid kun et forslag.
Hedder i koden: suggested_bank_transaction_id, bank_match_confidence, bank_match_strategy, MatchSuggestion
Hent ved kilden er leverandører, der aldrig sender faktura, så kunden selv henter dokumentet og afleverer det.
PayFriend ser et kortkøb i banken, men leverandøren sender intet dokument. Kunden bliver bedt om at hente det én gang pr. kontomåned. Bilaget stemples med leverandørens kilde (google_ads, meta, brobizz, google_workspace, google_cloud) og auto-bogføres aldrig.
Hedder i koden: FetchAtSourceService, isFetchAtSource
Indgangskilden på et bilag fortæller hvem der oprettede rækken, ikke altid hvordan filen nåede frem.
Hvert bilag har en ingestion_source med 15 mulige værdier, fra upload og email til provider_pull og payroll. Værdien bruges til tælling mod gratisloftet, til at skjule rækker i visninger og til at nægte auto-bogføring af fetch-at-source.
Hedder i koden: IngestionSource, ingestion_source
Kassekladden er kladdelisten hos regnskabsudbyderen, hvor en postering ligger, før den bogføres.
Hos e-conomic opretter vi først posteringen i en journal og kalder bagefter et bogføringskald. Står integrationen på kladde, stopper vi efter oprettelsen, og bilaget får journal_state Draft. Koden regner med, at en bogholder selv kan have skrevet kladder i kassekladden, og det er grunden til genoptagelsen og den levende vagt.
Hedder i koden: journal_state, financeVoucher, bookJournalEntries
Konfidens er et tal for, hvor sikker motoren er på, at et bud er rigtigt.
Der findes to skalaer i samme system. E-mail-motoren regner 0 til 100 og kræver mindst 70. Afstemningsmotoren og OCR regner 0 til 1. Bogføring uden opsyn kræver OCR-konfidens på mindst 0,95. Kig altid på hvilken skala tallet står i.
Hedder i koden: match_confidence, bank_match_confidence, MIN_CONFIDENCE
Kontering er at vælge, på hvilken konto og med hvilken momskode en bilagslinje skal bogføres.
Et bilag konteres pr. linje. Hver linje får en konto og en momskode. Scanningen foreslår kontoen, enten fra virksomhedens egen historik eller fra Claude, og kunden kan ændre den.
Hedder i koden: account_id, suggested_account_id, vat_code
En kvittering er et bilag for noget, der allerede er betalt, typisk med kort, så betalingen findes som en linje i banken.
OCR giver hvert dokument en dokumentklasse. Kun den præcise værdi supplier_invoice (regning) behandles anderledes, og alt andet behandles som en kvittering. I menuen hedder siden Kvitteringer, og den viser alle bilag, ikke kun dem der er klassificeret som kvittering. En kvittering matches mod en banklinje, mens en regning betales senere.
Hedder i koden: document_class, receipt, Voucher
En mailvedhæftning er filen fra en mail, og den er ikke et bilag, før den er promoveret.
Når PayFriend læser en postkasse, gemmes filerne fra mailen som mailvedhæftninger i Indbakken. Et bilag (voucher) findes først, når en vedhæftning er promoveret, enten af en bruger, af AutoPromote eller via MatchUnmatched. Indtil da er den kun et forslag.
Hedder i koden: EmailVoucherAttachment, email_voucher_attachments
Mangler bilag er listen over udgifter i regnskabet eller banken, hvor PayFriend ikke har en fil at vise.
En post kommer på listen, når den er på en udgiftskonto, hvor der forventes en kvittering, ingen har afvist den, og der ikke findes en lokal fil. Brugeren kan uploade en fil, afvise posten eller lave et erstatningsbilag. Nogle poster forsvinder af sig selv, når bilagsoraklet finder en fil hos udbyderen.
Hedder i koden: MissingReceiptService, expects_uploadable_receipt
Et match er en række i bank_transaction_matches, der binder banklinjen til bilaget og ændrer linjens match_status.
Først når der ligger en række i bank_transaction_matches, er linjen koblet. match_source siger, om en maskine (system) eller et menneske (human) skrev rækken. match_status siger kun, hvordan linjen ser ud i køen, og manual_matched betyder ikke, at et menneske var involveret.
Hedder i koden: BankTransactionMatch, bank_transaction_matches, match_source, MatchSource
Modkontoen er den anden side af en postering: den konto, hvor pengene kommer fra eller går til, når udgiftskontoen belastes.
Ved en bankbetalt kvittering er modkontoen typisk bankkontoen. Mangler den, kan bilaget ikke bogføres, og blokeringen hedder Ingen modkonto/udgiftskonto valgt. I koden hedder den contra_account_number, og blokeringen er VoucherBookBlocker::MissingContraAccount.
Hedder i koden: contra_account_number, MissingContraAccount, missing_contra_account
En modpostering er den spejlvendte postering, der nulstiller et bogført bilag i stedet for at slette det.
Vi tilbagefører et bogført bilag ved at poste de samme linjer med modsat fortegn i den samme journal, så hver konto, også momsen, går i nul. Teksten på linjerne starter med "Modpostering af:". Det oprindelige bilag beholdes som dokumentation med status Tilbageført og et link til modposteringens bilagsnummer.
Hedder i koden: reverse, reversed_at, reversal_voucher_number
En momskode er den kode i regnskabet, der siger, hvilken slags moms en linje har, fx indgående moms eller ingen moms.
Koderne er kundens egne og hentes fra regnskabssystemet. En linje får sin kode fra linjen selv, så kontoens standardkode, så den eneste mulige købskode for satsen, og til sidst fra forslaget. Koden hedder vat_code, og forslaget hedder suggested_vat_code.
Hedder i koden: vat_code, suggested_vat_code, ConfirmedVoucherVatCode
Periodisering er at fordele en udgift over flere måneder i regnskabet i stedet for at tage hele beløbet i den måned, den blev betalt.
Det bruges fx til en årsabonnement. Kun nogle udbydere kan det, og kun e-conomic og Business Central er bygget. PayFriend vælger udbyder og slutdato, og udbyderen udfører selve fordelingen. Handlingen hedder Periodiser på kortet.
Hedder i koden: PeriodizationService, PeriodizationFulfilment
Promotion gør en mailvedhæftning til et bilag med status Pending, og det er ikke det samme som bogføring.
At promovere er at oprette et bilag ud fra en vedhæftning. Bilaget starter som Pending og bogføres først bagefter. Vedhæftningen får status promoted og peger på bilaget. Det kan fortrydes (demote), så længe bilaget ikke er bogført.
Hedder i koden: promote, promoted, AttachmentPromoter, VoucherMinter, BulkPromoter
Provider pull er et bilag, der er spejlet fra kundens regnskabssystem, og ikke et dokument PayFriend har modtaget.
Hver bogført bilagsnummer i kundens hovedbog bliver til én voucher med kilden provider_pull, også bank-, løn- og momsposteringer. De fleste har ingen fil. Visningerne skjuler dem, og de tæller ikke med i gratisloftet.
Hedder i koden: ProviderPull, provider_pull
En regning er en leverandørfaktura, der skal betales, og som derfor behandles som en forpligtelse og ikke som en allerede betalt udgift.
Regning hedder supplier invoice i koden og ligger i supplier_invoices med egne linjer og egen betalingsfase. Et bilag kan blive en regning, hvis OCR siger, at dokumentet er en faktura, og kunden har tilladt det. Bogføres den, flytter bilaget fra kvittering-sporet til regnings-sporet.
Hedder i koden: SupplierInvoice, supplier_invoices, supplier invoice
En tilbageførsel er at fortryde en bogføring, så bilaget igen står uden postering i regnskabet.
Et bogført bilag slettes aldrig. Det tilbageføres med en modpostering, og bilaget får status Tilbageført. Er posteringen kun en kladde hos udbyderen, slettes kladden i stedet. Handlingen hedder reverse i koden.
Hedder i koden: reverse, reversed_at, reversal_claimed_at, VoucherStatus::Reversed
Voucher er kodens ord for bilag, og i brugerfladen og på dansk hedder det bilag.
Modellen hedder Voucher, tabellen vouchers og kolonnen voucher_id. Når en udbyder som Dinero bruger ordet voucher om sin egen post, er det udbyderens ord og ikke PayFriends. Et bilags livscyklus står i VoucherStatus: afventer, bogfører, bogført, tilbageført, fejlet, scanning fejlet og konverteret.
Hedder i koden: Voucher, VoucherStatus, vouchers.status
En write-pause er en kontakt, der stopper alle automatiske skrivninger fra PayFriend til kundens regnskab.
Pausen gælder jobs og automatik, ikke kundens egne knapper. Den bruges ved oprydning i regnskabet, så PayFriend ikke bogfører midt i arbejdet. Glemmes pausen, står al automatik stille, uden at nogen får besked. Kolonnen hedder accounting_writes_paused_at.
Hedder i koden: accounting_writes_paused_at, AccountingWriteGate, DeferWhenAccountingWritesPaused